La ou le secrétaire médical gèrent des tâches administratives dans un cabinet médical, une clinique ou un hôpital. Elles et ils organisent les rendez-vous, réceptionnent les patientes et patients, classent les divers documents et assurent le suivi des dossiers. Contrairement aux assistants médicaux, les secrétaires médicaux ne secondent pas les médecins durant les consultations (laboratoire et radiologie).

Leurs principales activités consistent à:

Gestion des rendez-vous et accueil des patients

• recevoir les appels téléphoniques, fixer les rendez-vous et tenir l'agenda
• organiser la journée du cabinet médical en fonction des visites, des consultations et des diverses obligations programmées
• accueillir les patients; préparer les dossiers et les remettre au médecin, les classer à la fin de la consultation
• fournir des radios, des pansements ou autre pour faciliter l'examen pratiqué par le médecin

Administration

• tenir à jour le fichier des patients: dossier médical du patient, facturation, rapport d'analyse, etc.
• s'occuper de la correspondance, en particulier avec les compagnies d'assurance-maladie et accident
• gérer la comptabilité (facturation, TARMED/TARDOC, relevés d'honoraires) sur l'ordinateur à l'aide de logiciels spécifiques à la bureautique médicale
• relever et assurer le suivi de la messagerie électronique
• dactylographier des rapports, des comptes rendus de conférences et divers autres documents
• retranscrire des informations ou des messages enregistrés sur dictaphone

Commandes et entretien

• recevoir les représentants, participer aux entretiens avec les spécialistes pharmaceutiques
• commander le matériel et les médicaments; entretenir des contacts avec les fournisseurs
• préparer, désinfecter et ranger les instruments

Environnement de travail

Les secrétaires médicaux sont généralement intégrés à une équipe, mais peuvent aussi assumer seuls toutes les tâches administratives du cabinet. Dans les cliniques et les hôpitaux, leurs horaires de travail peuvent être irréguliers pour assurer des permanences.