Le ou la gestionnaire de représentation diplomatique assurent le bon fonctionnement des activités au sein des consulats généraux, ambassades et bureaux de coopération suisses dans le monde. Ils assument des tâches de management et gèrent le personnel et le budget. Leurs responsabilités englobent également la bonne marche des affaires consulaires ainsi que la gestion des finances de la coopération internationale (CI).

Leurs principales activités consistent à:

Conduite et gestion

• diriger une équipe ou une unité administrative;
• assurer la formation continue des collaborateurs et collaboratrices;
• recruter et gérer le personnel local;
• définir les tâches au sein de la représentation et veiller à ce qu'elles soient exécutées de manière conforme aux objectifs fixés;
• gérer les finances (budget, comptabilité, gestion des liquidités, etc.);
• garantir une utilisation des ressources conforme aux bases légales;
• administrer les biens immobiliers de la représentation;
• concevoir, gérer et contrôler les processus liés aux différents domaines d’activité;
• conseiller la direction de la représentation;

Sécurité et gestion des crises

• définir le dispositif de sécurité de la représentation et veiller à son bon fonctionnement;
• élaborer une procédure de gestion des crises telles qu'un accident majeur ou une catastrophe naturelle, à l’intention de la représentation ainsi que de toute personne relevant de la responsabilité de celle-ci;
• assurer le bon fonctionnement de la représentation en cas de crise et conseiller sa direction;

Affaires consulaires

• garantir un encadrement approprié aux Suisses et Suissesses résidant à l’étranger ou de passage;
• assurer une protection consulaire aux citoyens et citoyennes suisses en situation de détresse à l’étranger;
• administrer le secteur des visas et des migrations;

Gestion financière de la coopération internationale (CI)

• gérer, suivre et contrôler le budget et les finances de programmes et projets de CI;
• rédiger des rapports sur la gestion budgétaire et financière des programmes et projets;
• offrir aux organisations partenaires des conseils et des formations en gestion d'entreprise.

Environnement de travail

Les gestionnaires de représentation diplomatique sont soumis à la discipline des transferts, c'est-à-dire qu'ils changent de lieu d’affectation tous les trois ou quatre ans, en Suisse ou à l’étranger. Ces déménagements réguliers impliquent autant de changements de mode de vie, de climat, de contexte de travail, mais aussi d'environnement privé et social. Ils affectent également les personnes qui accompagnent les professionnels. De plus, les postes à l'étranger impliquent des conditions de travail exigeantes sur les plans physique et psychologique.