L'assistante ou l'assistant de gestion en pharmacie exécutent de nombreuses tâches administratives liées à l'organisation de la pharmacie, à la promotion des ventes et à la relation avec la clientèle. Elles et ils coordonnent les activités, gèrent le personnel et les stocks de marchandises et tiennent la comptabilité. Les assistantes et assistants de gestion en pharmacie appliquent les décisions prises par les pharmaciens responsables.

Leurs principales activités consistent à:

Organisation et gestion

• répartir les tâches entre les collaborateurs, les assister dans la relation avec les clients, pour la vente et le conseil de médicaments, de produits diététiques, de cosmétiques ou d'articles de bien-être
• appliquer les mesures de sécurité sur le lieu de travail, assurer l'entreposage et l'élimination de certains produits selon les dispositions légales en matière de santé et de protection de l'environnement qui sont en vigueur
• gérer les stocks et les relations avec les fournisseurs
• actualiser les dossiers informatisés des clients, contacter des compagnies d'assurances et d'autres institutions par téléphone, fax ou messagerie électronique
• protéger les données, archiver les dossiers et s'occuper du contentieux, c'est-à-dire des impayés
• tenir la comptabilité, calculer la rentabilité et communiquer les résultats financiers de la pharmacie aux responsables

Marketing et vente

• créer des concepts marketing, planifier et mettre en œuvre des offres commerciales dans le but d'optimiser les ventes, d'acquérir de nouveaux clients et de fidéliser les autres
• prospecter et comparer les tarifs des fournisseurs, calculer et négocier les prix des marchandises
• limiter les coûts en matière de publicité, respecter les budgets
• établir les statistiques des ventes et des stocks
• rendre l'espace de vente attractif et fonctionnel

Gestion du personnel

• prendre en charge les différents aspects des ressources humaines: contrats de travail, assurances sociales, salaires, gestion des horaires, etc.
• encadrer le personnel et gérer les conflits
• recruter de nouveaux employés et former des apprentis
• organiser des cours de formation continue à l'interne

Environnement de travail

Les tâches et le niveau de responsabilité de l'assistante ou de l'assistant de gestion en pharmacie varient selon l'importance et la taille de leur lieu de travail: dans une officine, elles et ils supervisent l'ensemble des activités déployées, dans une structure de distribution de médicaments, ces professionnels sont attachés à un département. Les horaires de travail sont généralement réguliers dans l'industrie, alors que ceux d'une pharmacie comprennent des heures de garde le soir et le week-end. L'ordinateur est leur principal outil de travail. Les assistantes et assistants de gestion en pharmacie sont en contact permanent avec de nombreux interlocuteurs (clients, fournisseurs, collègues de travail, direction).