La ou le responsable d'exploitation en facility management dirigent certains services nécessaires au bon fonctionnement d’une organisation: nettoyage des bâtiments, entretien du linge, restauration, etc. Elles et ils encadrent les collaborateurs, planifient les budgets, fournissent le matériel ainsi que les équipements nécessaires et vérifient la qualité des travaux effectués.

Leurs principales activités consistent à:

Gestion des services

• analyser les besoins de l’organisation mandataire (entreprise, école, hôtel, hôpital, etc.) en matière de services généraux (Facility Services)
• planifier et organiser les prestations: nettoyage des bâtiments, entretien du linge, restauration, etc.
• vérifier le bon déroulement des processus et les adapter au besoin

Logistique

• organiser les processus d'approvisionnement, d'entreposage, de distribution, de recyclage et de gestion des déchets
• définir le matériel nécessaire à la réalisation des services, comme les produits de nettoyage ou de désinfection
• se renseigner sur le développement des nouvelles technologies et les évolutions du marché
• examiner les offres, négocier et sélectionner les prestataires externes: fournisseurs, entreprises de livraison, etc.
• contrôler la qualité des matériaux livrés

Administration

• planifier et contrôler les dépenses ainsi que les coûts d'exploitation
• documenter les processus de travail
• rédiger des rapports sur les travaux effectués
• vérifier les factures reçues
• contrôler les heures de travail des collaborateurs

Gestion du personnel

• diriger les collaborateurs, planifier leurs horaires de travail et les encourager à suivre des formations continues
• déterminer les besoins en personnel de manière optimale
• mener des entretiens d'embauche, recruter de nouvelles personnes et veiller à leur introduction dans l'entreprise
• mener régulièrement des entretiens avec les collaborateurs

Communication et représentation des intérêts

• préparer la documentation relatives aux travaux dans le cadre d'appel d'offres, en précisant les délais et les coûts
• gérer les relations avec la clientèle et traiter les réclamations
• collaborer à des séances de groupe pour développer des projets interdisciplinaires en interne et en externe
• représenter les intérêts de l'entreprise lors d'événements (salons, séminaires etc.), dans des associations professionnelles ou des commissions

Environnement de travail

Les responsables d'exploitation en facility management exercent leurs activités le plus souvent dans des bureaux et se déplacent occasionnellement à l'extérieur, pour coordonner des travaux d'entretien, par exemple. Ces professionnels travaillent dans des entreprises privées ou des institutions publiques: hautes écoles, hôpitaux, réseaux de transport, administrations cantonales, entreprises de nettoyage, de restauration, etc. Souvent, les responsables d'exploitation en facility management occupent des fonctions de cadres et travaillent de manière interdisciplinaire, en équipe. Leurs horaires sont réguliers, sauf au sein d'établissements ouverts en continu, comme des hôpitaux ou des hôtels. Selon l'environnement de travail, les responsables d'exploitation en facility management doivent porter des équipements spécifiques, comme dans un hôpital, pour respecter les mesures d'hygiène.